Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus
Kantelu:
Kantelija katsoi, että isännöintiyritys oli toiminut vastoin isännöinnin eettisiä ohjeita (hyvää isännöintitapaa), muun muassa monilta osin hoitaessaan taloyhtiön taloutta. Kantelijan mukaan isännöintiyritys oli laiminlyönyt tarkastaa rakennuttajan laatiman hoitovastikelaskelman, eikä ollut hoitanut taloyhtiön kustannusten arviointia tai seurantaa asianmukaisesti ja oli siten antanut yhtiön taloudellisesta tilasta harhaanjohtavaa tietoa. Lisäksi kantelijan mukaan isännöintiyritys oli laatinut isännöintisopimuksen päättyessä välitilinpäätöksen virheellisesti, eikä ollut lähettänyt sopimuksen päättymisen jälkeen tulleita laskuja eteenpäin uudelle isännöintiyritykselle. Edelleen kantelijan mukaan Isännöintiyritys ei ollut hoitanut toimintakertomuksen laadintaa tai hallituksen viimeisen kokouksen päätösten toimeenpanoa asianmukaisesti. Vielä kantelijan mukaan yhtiön jätehuoltoa ei ollut järjestetty hallituksen ohjeiden mukaisesti, eikä taloyhtiön asiakirjoja ja sopimuksia ollut säilytetty siten, että ne olisivat olleet hallituksen saatavilla. Kantelijan mukaan myöskään isännöintiyrityksen viestintä ei ollut ollut asiallista tai toiminta avointa.
Kantelussa oli lueteltu seuraavat hyvän isännöintitavan/ isännöinnin eettisten ohjeiden kohdat, joita kantelija katsoi rikotun:
- toimii huolellisesti ja tilaajan edun mukaisesti
- kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
- toimii avoimesti tilaajan hankinnoissa ja käyttää kumppaniverkostoa tilaajan eduksi
- toimii tasapuolisesti
- edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
- noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja
- huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet
- ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
- tiedostaa vastuunsa, velvollisuutensa ja vaikutusmahdollisuutensa
- tuntee toimialansa lainsäädännön ja normit
- huolehtii ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä
- ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta
- kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee rehellisesti
- sitoutuu harmaan talouden torjuntaan
- edistää tehokasta energian ja materiaalien käyttöä.
Ratkaisu:
Kanteluasiassa oli kysymys sen arvioimisesta, oliko isännöintiyritys esitetyn kirjallisen aineiston perusteella toiminut isännöinnin eettisten ohjeiden (hyvän isännöintitavan) vastaisesti.
Ratkaisussaan auktorisointitoimikunta korosti, että isännöitsijän tehtävät on määritelty asunto-osakeyhtiössä yleisluontoisesti ja käytännössä niiden hoitamisen tulee lähtökohtaisesti tapahtua aina hallituksen antamien tarkempien ohjeiden ja määräysten, kuten esimerkiksi hallituksen päätösten, mukaisesti. Isännöitsijällä on velvollisuus antaa hallitukselle tarvittavat tiedot päätösten tekemiseksi. Isännöinnin eettisten ohjeiden mukaan toimea on hoidettava huolellisesti ja asiakasyhtiön edun mukaisesti, mikä pitää sisällään hallituksen päätösten huolellisen toimeenpanon ja yhteistyön päivittäisten asioiden hoidossa. Isännöinnin huolelliseen toimintaa kuuluu myös taloyhtiön kokonaisedun yleinen tarkkailu erilaisissa tilanteissa, taloyhtiön asiakirjojen ja sopimusten säilyttäminen siten että hallituksella on niihin pääsy ja isännöinnin hallussa olevien tarpeellisten tietojen ja tietoon tulevien seikkojen välittäminen hallitukselle, jotta hallitus voi hoitaa tehtäväänsä.
Tapauksessa osapuolet olivat erimieltä siitä olisiko isännöintiyrityksen tullut tarkastaa rakennuttajan taloussuunnitelma ja oliko isännöinti antanut tältä osin yhtiön taloudesta harhaanjohtavaa tietoa. Auktorisointitoimikunnan mukaan isännöintiyrityksen tulee lähtökohtaisesti huolehtia taloyhtiön taloushallinnon järjestämisestä hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Isännöitsijän tehtävien hoitaminen edellyttää joiltakin osin taloussuunnitelmaan perehtymistä tietyn tasoisesti, mutta kuitenkaan ilman hallituksen toimeksiantoa tai selviä epäilyksiä rakennuttajan taloussuunnitelman virheellisyydestä isännöinnillä ei voida lähtökohtaisesti katsoa olevan velvollisuutta yksityiskohtaisesti tarkastaa rakennuttajan laatimaa taloussuunnitelmaa. Isännöintiyrityksen ei voida myöskään katsoa olevan vastuussa siitä, mikäli taloussuunnitelmassa arvioidut, taloudelliset rasitteet on arvioitu väärin ja vastikkeita joudutaan korottamaan.
Talousarvion laatimisen osalta osapuolet olivat erimielisiä siitä, oliko isännöintiyritys laatinut talousarvion riittävän huolellisesti. Auktorisointitoimikunta totesi asiassa, että kyseisen seikan osalta oli jäänyt esitetyn aineiston perusteella epäselväksi se, missä määrin taloyhtiön kassakriisi ja vastikkeiden nosto oli johtunut siitä, että taloyhtiön taloussuunnitelma oli alun alkaenkin ollut riidattomasti alimitoitettu. Myöskään se, että talousarvio ei toteudu suunnitellusti ei automaattisesti tarkoita, että se olisi laadittu huolimattomasti. Auktorisointitoimikunta totesi kuitenkin, että uudiskohteen ensimmäisiä talousarviota laadittaessa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota taloushallinnon siirtymiseen rakennusaikaisesta käytönaikaiseen ja käytön- ja asumisenaikaiseen kulutukseen. Tapauksessa vedenkulutusta koskeva laskutus oli ilmeisesti ollut poikkeuksellisen pitkään arvioperusteista ja lisäksi jätehuollon järjestämistä koskevan sopimuksen veloitusperusteita ei ilmeisesti ollut arvioitu rakennuksen käytönaikaiseen taloushallintoon siirryttäessä riittävällä tavalla talousarvion laatimisen kannalta. Auktorisointitoimikunta edelleen totesi, että huolellinen toiminta talousarviota laadittaessa edellä kuvatussa tilanteessa saattaa edellyttää myös olemassa olevien kulutukseen ja siten kustannusten aiheutumiseen vahvasti liittyvien sopimusten aikaisempien laskutusperusteiden tarkastelua ja tarpeen mukaan niiden päivittämistä asumisaikaista paremmin vastaaviin lukemiin.
Auktorisointitoimikunta totesi, että hyvän isännöintitavan ja asiakasyhtiön edun mukaiseen ja huolelliseen toimintaa kuuluun taloyhtiön sopimusten ja asiakirjojen hallinnointi siten, että ne ovat hallituksen saatavilla ja että hallitukselle annetaan näistä sopimuksista isännöinnillä oleva tieto siten, että hallitus voi tämän tiedon valossa tehdä tarpeellisia päätöksiä. Hallituksen ja isännöintiyrityksen on myös hyvä yhdessä sopia millä aika välillä taloyhtiön sopimuksia tarkastellaan ja käsitellään hallituksen kokouksissa sen arvioimiseksi vastaako sopimus taloyhtiön tarpeita ja onko sopimus syytä esimerkiksi kilpailuttaa. Tässä asiassa oli jäänyt epäselväksi se, onko tällaisista toimintatavoista sovittu, tai oliko taloyhtiön sopimusten tarkastusta koskevia toimeksiantoja annettu isännöintiyritykselle. Ilman hallituksen toimeksiantoa isännöintiyrityksellä ei voida katsoa olevan erityistä velvollisuutta yksityiskohtaisesti tarkastaa taloyhtiötä koskevia sopimuksia.
Asiassa oli jäänyt epäselväksi se mihin toimintakertomuksen muutokset olivat perustuneet ja olivatko ne perustuneet aikaisemman hallituksen päätökseen.
Vaikka asian oli katsottava jääneen selvittämättä, auktorisointitoimikunta totesi, että hallituksen jo hyväksymään ja vahvistamaan toimintakertomukseen mahdollisesti tehtävistä muutoksista on syytä kommunikoida olemassa olevan hallituksen kanssa.
Asiassa oli esitetty, että viimeisessä hallituksen kokouksessa hallitus oli muun muassa päättänyt, että isännöintiyritys pyytää rakennuttajalta lisäselvitystä maalämmön toimivuuden osalta, mutta tätä hallituksen antamaa toimeksiantoa ei ilmeisesti ollut isännöintiyrityksen toimesta edistetty ennen isännöintisopimuksen päättymistä. Auktorisointitoimikunta totesi asian osalta, että myös tilanteessa, jossa isännöintisopimus on päättymässä, on tärkeää, että viimeisenkin hallituksen kokouksen päätökset toteutetaan huolellisesti ja luvatusti siihen saakka, kun se on mahdollista ja mahdollisista erimielisyyksistä huolimatta kommunikointi on mahdollisimman asiallista ja ammattimaista. Asiassa ei kuitenkaan esitetty mitään selvitystä siitä, ettei isännöintiyritys olisi ollut lojaali taloyhtiötä kohtaan.
Auktorisointi toimikunta totesi asiassa edelleen, että isännöinnin eettisten ohjeiden noudattaminen, edellyttää että isännöintiyritys hoitaa isännöinnin vaihtotilanteet yhteistyössä ja ammattimaisesti eikä aiheuta muutostilanteissa haittaa kilpailijalle tai asiakasyhtiölle. Vanhalla isännöintiyrityksellä ei ole kuitenkaan velvollisuutta taloyhtiön laskutustietojen päivittämiseen, vaan velvollisuus on isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen uudella isännöintiyrityksellä. Edelleen on katsottava riittävän huolelliseksi toiminnaksi se, että mahdolliset virheellisyydet sopimuksen päättyessä laaditusta välitilinpäätös korjataan sen laatineen tahon toimesta.
Asiaa kokonaisuutena arvioituaan auktorisointitoimikunta totesi, että tapauksessa hallituksen ja isännöintiyrityksen työnjako ei ollut ollut kaikille osapuolille selkeä, joka oli johtanut erimielisyyksiin. Tilannetta oli ilmeisesti mutkistanut myös se, että tietyt seikat olivat olleet rakennuttajan vastuulla tai seurausta rakennuttajan toiminnasta tai passiivisuudesta. Toimitetun aineiston perusteella taloyhtiö oli mahdollisesti odottanut isännöintiyrityksen tekevän ilman taloyhtiön antamaa toimeksiantoa toimenpiteitä, jotka olivat olleet rakennuttajan vastuulla tai eivät olleet kuuluneet automaattisesti isännöinnin tehtäviin.
Edellä kerrotuilla perusteilla ja asiaa kokonaisuutena arvioituaan toimikunta kuitenkin totesi, että asiassa esitetyn kirjallisen materiaalin perusteella isännöintiyrityksen ei voida todeta toimineen kaikilta osin eettisten ohjeiden (hyvän isännöintitavan) edellyttämällä tavalla.
Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus.