Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus.
Kantelu:
Kantelija katsoo, että isännöintiyritys on toiminut vastoin hyvää isännöintitapaa / isännöinnin eettisiä ohjeita, koska isännöitsijä ei käynyt isännöintisopimusta tai muita hallinnonluovutuksessa yhtiölle luovutettuja asiakirjoja läpi uuden osakkaista koostuvan hallituksen kanssa.
Kantelijayhtiö on valmistunut vuonna 2017. Rakennusaikainen hallitus ja isännöintiyritys solmivat 18.8.2017 määräaikaisen isännöintisopimuksen alkamaan muuttopäivänä 30.8.2017 ja päättymään hallinnonluovutuskokousta seuraavaan kuukauden loppuun eli 31.12.2017. Rakennusaikainen hallitus solmi samana päivänä isännöintiyrityksen kanssa samaan konserniin kuuluvan taloushallintopalveluja tarjoavan yrityksen kanssa sopimuksen taloyhtiön talouspalveluiden hoitamisesta. Tässä sopimuksessa sovittiin taloushallintotehtävien hoitamisesta siten, että tehtävät alkavat seuraavana päivänä sen jälkeen kun taloyhtiön sopimus isännöintiyrityksen kanssa on päättynyt.
Koska isännöitsijä ei informoinut hallitusta sopimusten sisällöstä, eikä hallitusta myöskään muutoin informoitu siirrosta, luuli hallitus isännöintiyrityksen isännöitsijän toimivan vuodenvaihteen 2017-2018 jälkeenkin taloyhtiön isännöitsijä. Tätä yhtiön väärää käsitystä vahvisti se, että isännöitsijä hoiti edelleen isännöitsijälle kuuluvia tehtäviä, esimerkiksi allekirjoitti alkuvuodesta 2018 uuden huoltosopimuksen sopimussuhteiden tilasta tietämättömän hallituksen toimeksiantamana. Tämän lisäksi isännöitsijä hyväksyi yhtiön laskuja maksuun: iso osa hyväksytyistä laskuista oli taloyhtiön arkisia ja toistuvia laskuja, joita isännöitsijä ei kuitenkaan olisi saanut ilman sopimusta hyväksyä. Lisäksi isännöitsijä hyväksyi maksuun yhtiölle tulleita, mutta rakennuttajan takuukorjausvastuun piiriin kuuluneita laskuja. Nämä laskut olisi sopimuksen mukaan pitänyt hyväksyttää yhtiön hallituksella.
Kantelijan näkemyksen mukaan isännöintiyrityksen edustajien on pitänyt olla tietoisia sopimuksen päättymisestä ja siitä, ettei hallitus ollut siitä tietoinen. Kantelija on sitä mieltä, että isännöintiyrityksen olisi tullut selvittää sopimuskuvio avoimesti hallituksen kanssa yhteistyössä jo ensimmäisen reklamaation jälkeen. Näin ei ole kantelijan mukaan tapahtunut.
Taloyhtiön paperimuodossa olevaa hallintoaineistoa ei ole kantelijan mukaan useista pyynnöistä huolimatta edelleenkään (20.1.2019) luovutettu taloyhtiölle/uudelle isännöintiyritykselle.
Kantelija katsoo, että isännöintiyritys on toiminnallaan rikkonut seuraavia isännöinnin eettisiä ohjeita:
- Toimii huolellisesti ja tilaajan edun mukaisesti
- Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
- Edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
- Huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet
- Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee rehellisesti
Ratkaisu:
Kanteluasiassa on kysymys sen arvioimisesta, onko isännöintiyritys esitetyn kirjallisen aineiston perusteella toiminut hyvän isännöintitavan / eettisten ohjeiden mukaisesti.
Taloyhtiöiden hyvä hallintotapa suosittaa (suositus 29), että isännöintisopimus käydään vuosittain läpi hallituksen kokouksessa. Tämä on molempien sopijapuolten etu, ja toimivan asiakassuhteen kivijalka. Erityisen tärkeää sopimuksen läpikäynti on hallituksen jäsenten vaihtuessa. Toisaalta ko. suosituksessa korostetaan vanhan hallituksen roolia uuden hallituksen perehdyttämisessä (suositus 25).
Toimikunnan näkemyksen mukaan isännöintiyrityksen olisi tullut viipymättä hallinnonluovutusyhtiökokouksen ja osakashallituksen valinnan jälkeen joko käydä isännöintiä koskevat sopimukset läpi hallituksen kanssa tai vähintään viestiä hallitukselle, miten taloyhtiön isännöintipalvelut on järjestetty ja millaisia muutoksia niihin oli piakkoin tulossa. Tämä on ollut välttämätöntä, jotta hallitus olisi pystynyt arvioimaan palvelun riittävyyden ja sitä kautta myös oman vastuunsa sekä ryhtymään tarvittaessa toimiin taloushallintopalvelua laajempien palveluiden hankkimiseksi. Asiakastaloyhtiön hallituksen informointi on toimikunnan mielestä ollut käsillä olevassa tapauksessa erityisen tärkeää, koska sopimuskokonaisuus ei ole ollut tavanomainen. Toimikunta kuitenkin korostaa, että valinnanvapaus, joka sopimuskokonaisuuteen on sisältynyt, on lähtökohtaisesti asiakasyhtiön kannalta hyvä asia: osakkaista koostuva uusi hallitus voi järjestää isännöinnin parhaaksi katsomallaan tavalla.
Sopimukset ovat olleet taloyhtiön hallituksen käytössä, joten aktiivinen ja huolellisesti toimiva hallitus olisi voinut oma-aloitteisestikin perehtyä taloyhtiön sopimuksiin, mukaan lukien isännöinti- ja taloushallintopalveluiden hankintaa koskeviin sopimuksiin. Koska isännöintiyritys on kattavuudeltaan tavanomaisen isännöintisopimuksen päättymisen jälkeenkin jatkanut palveluiden tuottamista entiseen tapaan, katsoo toimikunta, että taloyhtiön hallituksen laiminlyönnillä ei ole merkitystä arvioitaessa isännöintiyrityksen toimintaa. Toimikunta katsoo, että isännöintiyritys ei ole toiminut asiassa auktorisoidulta isännöintiyritykseltä vaadittavalla tavalla.
Toimikunta toteaa, että väistyvän isännöintiyrityksen tulisi luovuttaa taloyhtiölle tai taloyhtiön pyynnöstä suoraan uudelle isännöintiyritykselle hallussaan olevat sopimusta ja kiinteistöä koskevat asiakirjat ja tiedot lähtökohtaisesti siinä formaatissa, missä niitä on ylläpidetty väistyvän isännöintiyrityksen toimesta. Jos isännöintisopimuksessa olisi poikkeuksellisesti sovittu tarkemmin luovutuksen tavasta tai muodosta, tulee näitä ehtoja luonnollisesti noudattaa.
Koska isännöintisopimuksessa tai sen liitteenä olevissa ISE 2007 -ehdoissa ei ole sovittu mitään tietojen luovutuksesta sopimussuhteen päättyessä, ja sähköinen tietojen luovuttaminen on näin ollen ollut oikea luovutustapa, muistuttaa toimikunta isännöintiyritystä siitä, että myös asiakirjamuodossa oleva aineisto tulee luovuttaa asiakasyhtiölle tai sen pyynnöstä uudelle isännöintiyritykselle.
Edellä kerrotuilla perusteilla toimikunta toteaa, että isännöintiyrityksen toiminta ei ole ollut huolellista, eikä asiakkaan etujen mukaista. Näin ollen toimikunta katsoo, että isännöintiyritys on menetellyt hyvän isännöintitavan vastaisesti.
Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus.